1.   Inleiding

Wanneer je contact met ons opneemt, deel je persoonsgegevens met ons. Deze geef je vaak zelf door, zodat wij jouw vraag kunnen beantwoorden of je op de hoogte kunnen houden van de laatste ontwikkelingen. In deze privacyverklaring leggen we graag uit welke gegevens we van je verzamelen, waarom we deze nodig hebben, wat we hiermee doen en welke rechten je hebt. Kortom; hoe gaan we om met jouw persoonsgegevens en privacy?

Ben je een (potentiële) cliënt van Sint Anna dan kun je op onze website de privacyverklaring voor cliënten vinden. Hierin staat hoe we met jouw gegevens omgaan en wat jouw rechten zijn.

2.   Wat zijn persoonsgegevens?

Onder persoonsgegevens valt alles waardoor wij kunnen zien óf waardoor we kunnen achterhalen dat jij het bent. Dit zijn directe persoonsgegevens, zoals je naam, e-mailadres en telefoonnummer, maar ook gegevens waardoor we gemakkelijk kunnen achterhalen dat bepaalde gegevens of acties bij jou horen, zoals je IP-adres. Wanneer je een formulier invult op de website of zelfs wanneer je alleen onze website bezoekt, geef je ons de beschikking over jouw persoonsgegevens.

3.   Wie verwerkt jouw persoonsgegevens?

Sint Anna is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van alle stichtingen die onder de Sint Anna vallen. Denk hierbij aan de scholen en de maatschappelijke ondernemingen.

Hieronder vind je onze contactgegevens. Zo kun je ons te allen tijde bereiken wanneer je vragen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens of gebruik wilt maken van jouw rechten:

Stichting Sint Anna
T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Veerweg 49a
5831 JM Boxmeer
T. +31 (0)485 – 571 541
privacy@sintannaboxmeer.nl

4.   Met wie delen we jouw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die je aan ons toevertrouwt gebruiken wij niet voor andere doeleinden dan de beoogde verwerkingen en delen of verkopen deze persoonsgegevens niet met of aan derden tenzij dit nodig is vanuit wettelijke verplichtingen of je hier ons duidelijke toestemming voor hebt gegeven.

5.   Waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

We leggen je graag voor iedere verwerking afzonderlijk uit welke gegevens we van je vragen, waarom we deze vragen, wat we ermee doen en waar en hoe we jouw gegevens opslaan. Hieronder kun je voor iedere verwerking deze informatie vinden:

5.1. Contactformulier

Soms wil je contact met ons opnemen en daarvoor is op onze website een contactformulier beschikbaar.

5.1.1. Welke gegevens vragen wij en waarom?

We vragen om je naam zodat we weten met wie we contact hebben. Dit maakt een conversatie wel zo prettig en gemakkelijk. De meeste vragen beantwoorden we per e-mail. Om je te kunnen bereiken, hebben we daarom je e-mailadres nodig. Wil je ons de mogelijkheid geven om ook telefonisch contact met je op te nemen, dan is het invullen van een telefoonnummer optioneel. We vragen je daarnaast een bericht te formuleren in het tekstveld onderaan het contactformulier. Zo kunnen wij ons goed voorbereiden en je zo goed en efficiënt mogelijk helpen.

Wanneer je het contactformulier invult en de hierboven genoemde data aan ons verstrekt, geef je toestemming om deze te gebruiken voor het onderhouden van contact. De gegevens die je aan ons toevertrouwt via het contactformulier gebruiken wij niet voor andere (commerciële) doeleinden.

5.1.2. Waar slaan we jouw gegevens op en hoe lang bewaren we deze?

Door het formulier te versturen geef je toestemming dat wij deze gegevens bewaren in onze mailbox (hier komen ingevulde contactformulieren binnen). Nadat de communicatie is beëindigd, bewaren we het ingevulde contactformulier nog maximaal zes maanden voor nazorg of latere vragen te kunnen beantwoorden.

5.2. Nieuwsbrief

Om je op de hoogte te houden van interessante ontwikkelingen, verzenden wij af en toe een nieuwsbrief met daarin interessant nieuws en leuke informatie. Je kunt je hiervoor aanmelden op de website. Na aanmelding ontvang je van ons een e-mail waarin we jouw inschrijving bevestigen. Het kan zijn dat je in deze bevestiging je aanmelding nog definitief moet bevestigen.

5.2.1. Welke gegevens verwerken wij en waarom?

We richten onze nieuwsbrieven graag aan jou persoonlijk. Om dit te kunnen doen, willen we jouw naam graag weten. Jouw e-mailadres hebben we nodig om de nieuwsbrief te kunnen toesturen. Door je aan te melden, geef je ons toestemming om je per e-mail nieuwsbrieven te sturen, om jouw naam en e-mailadres op te slaan in onze database en om jouw naam te vermelden in de nieuwsbriefaanhef.

5.2.2. Waar slaan we jouw gegevens op en hoe lang bewaren we deze?

Wij slaan jouw gegevens op in een beveiligde database. We bewaren jouw gegevens zolang je staat ingeschreven voor onze nieuwsbrief. Je kunt je hier op ieder moment ook weer voor afmelden. Dit kan door in een van de ontvangen nieuwsbrieven op ‘Afmelden’ te klikken of door dit telefonisch of schriftelijk aan ons door te geven. Wanneer je je afmeldt via de link in de nieuwsbrief, verwijderen wij jouw persoonsgegevens binnen 30 dagen na afmelding definitief uit onze database. Wanneer je direct aan ons doorgeeft dat je de nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, geldt dezelfde verwijderingstermijn.

5.3. Privacy bij sollicitatie

Wanneer je bij ons solliciteert, geef je ons toegang tot jouw persoonsgegevens. We vragen je bijvoorbeeld om jouw CV met daarin persoonsgegevens, werkervaring en vaardigheden en om een motivatiebrief waarin je iets meer over jezelf vertelt. Ook kan het zijn dat we jouw LinkedInprofiel bekijken. We vragen om en bekijken deze gegevens om te kunnen beoordelen of je geschikt bent voor de functie.

We vinden het belangrijk om zorgvuldig met deze documenten om te gaan en leggen je graag uit waarvoor we jouw gegevens gebruiken, wie jouw data te zien krijgen, waar we jouw documenten opslaan en hoe lang we jouw gegevens bewaren.

5.3.1. Procedure

Als je bij Sint Anna solliciteert komen jouw gegevens terecht bij onze recruitmentmedewerkers. De recruitmentmedewerkers beoordelen of jouw sollicitatie in aanmerking komt voor een verdere sollicitatieprocedure. Wanneer jij door de eerste selectie komt, worden jouw gegevens gedeeld met één of meerdere geselecteerde medewerkers van Sint Anna die beter kunnen beoordelen of jij inhoudelijk geschikt bent voor de functie.

5.3.2. Welke gegevens verwerken wij en waarom?

Afhankelijk van de functie waarop je solliciteert vragen wij bepaalde gegevens van je. Deze gebruiken we om met je te kunnen communiceren en om te kunnen beoordelen of je geschikt bent voor de betreffende functie. Voor sommige vacatures bekijken wij jouw LinkedInprofiel. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor de hier beschreven doeleinden en niet voor andere verwerkingen.

5.3.3. Voorwaarden en toestemming

Wanneer je bij ons solliciteert, geef je toestemming om bovenstaande procedure te volgen. De gegevens die je ons toestuurt, gebruiken we voor niets anders dan voor een goed verloop van de sollicitatieprocedure en delen we niet met derden zonder hiervoor eerst jouw toestemming hier te vragen.

5.3.4. Waar slaan we jouw gegevens op en hoe lang bewaren we deze?

Jouw gegevens worden maximaal vier weken bewaard nadat de betreffende vacature gesloten is.

Soms willen we jouw gegevens graag langer bewaren voor onze talentpool. Als we jouw gegevens willen opnemen in deze talentpool dan zullen we je hiervoor eerst om toestemming vragen.

Wij slaan jouw gegevens op in het recruitment systeem SDB. Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang, of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Alleen medewerkers van het recruitmentteam krijgen toegangsrechten toegewezen tot het systeem waarin de gegevens worden opgeslagen. Zij zijn contractueel verplicht om vertrouwelijk met jouw persoonsgegevens om te gaan.

5.3.5. Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)

Iedere medewerker, ongeacht de functie, die een dienstverband aangaat bij Sint Anna is verplicht om een geldig VOG te overleggen. Dit geldt ook voor medewerkers met een vrijwilligersovereenkomst. Sint Anna verstrekt hiervoor de benodigde informatie, zodat jij deze kan aanvragen. De kosten hiervoor worden door Sint Anna volledig vergoed. Tijdens het dienstverband kan er een verzoek komen om een nieuwe VOG aan te vragen. Ook deze kosten worden door Sint Anna vergoed.

5.5. Klachtenformulier

Als je niet tevreden bent over de dienstverlening van Sint Anna, dan willen we dat graag weten. Met je klacht kan Sint Anna zijn diensten verbeteren. Als je een klacht in wilt dienen kun je daarvoor op onze website een formulier downloaden. Onze onafhankelijke klachtenbemiddelaar is in dienst van Pantein Zorggroep.

5.5.1. Welke gegevens vragen wij en waarom?

De gegevens die we van je vragen zijn van belang voor een goede behandeling van je klacht. Je klacht wordt natuurlijk vertrouwelijk behandeld. Iedereen die met de behandeling van de klacht betrokken is, zoals een klachtenbemiddelaar is verplicht tot geheimhouding.

5.5.2. Waar slaan we jouw gegevens op en hoe lang bewaren we deze?

Door het formulier te versturen geef je toestemming dat de Klachtenbemiddelaar jouw gegevens bewaart gedurende de tijd dat jouw klacht behandeld wordt. Nadat de klacht is afgehandeld, bewaart de Klachtencommissie jouw klacht twee jaar. Daarna bewaren we alleen geanonimiseerde gegevens rondom jouw klacht voor statistische doeleinden en hiermee onze werkwijzen en procedures te verbeteren.

De gegevens rondom jouw klacht worden beveiligd opgeslagen. Alleen de mensen die betrokken zijn bij de behandeling van jouw klacht en onze ICT-afdeling die de systemen beheert heeft toegang tot deze gegevens.

5.8. Cookies en (socialmedia)plugins

Sint Anna maakt op dit moment alleen gebruik van Functionele cookies. Voor het analyseren van de website maken wij gebruik van anonieme gegevens. Zie voor de volledige uitleg ons cookies statement: https://sintannaboxmeer.nl/direct-naar/cookies.html

6. Wat zijn jouw rechten?

6.1. Inzien, aanpassen, verwijderen of overdragen van uw gegevens

Te allen tijde heb je het recht om in te zien welke gegevens wij van je hebben. Zodra je aan ons kenbaar maakt dat je jouw gegevens wilt inzien, verstrekken wij deze binnen 30 dagen.

Ook heb je het recht om jouw persoonsgegevens door Sint Anna te laten wijzigen of om ze helemaal te laten verwijderen. Voor het wijzigen of verwijderen van jouw gegevens geldt dezelfde termijn als voor het inzien van de gegevens, namelijk binnen 30 dagen. Ben een actieve cliënt van Sint Anna? In dat geval hebben wij jouw gegevens nodig voor het uitvoeren van onze overeenkomst en kunnen we deze (nog) niet verwijderen.

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens van ons te ontvangen, zodat je deze gemakkelijk kunt overdragen aan een andere organisatie. Ook kun je ons vragen de informatie rechtstreeks over te dragen aan een derde partij. Dit geldt alleen voor gegevens waarvoor je ons toestemming hebt gegeven om ze te verwerken en voor gegevens die nodig zijn om een overeenkomst uit te voeren.

6.2. Intrekken toestemming verwerking persoonsgegevens

Wanneer je contact opneemt met Sint Anna, zoals omschreven in artikel 2 van deze privacyverklaring, geef je toestemming om bepaalde acties uit te voeren en om (in sommige gevallen) persoonsgegevens op te slaan. Je kunt deze toestemming te allen tijde ook weer intrekken. Wanneer je jouw toestemming wilt intrekken, kun je dit telefonisch of schriftelijk aan ons laten weten. De contactgegevens vind je in paragraaf 1.2.

6.3. Een klacht indienen

Wanneer je het niet eens bent met de wijze waarop Sint Anna omgaat met de verwerking van jouw persoonsgegevens, kun je een klacht bij ons indienen. Wanneer wij er onderling niet uitkomen heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Laatste aanpassing: 10 maart 2025